اگر شما کسی هستید که در دپارتمان پایداری، مدیریت یا تدارکات زنجیرهی تأمین هستید، احتمالاً شاهد چنین عکس‌العمل‌هایی بوده‌اید که هنگامی‌که از تأمین کنندگان خواسته می‌شود تا یک ممیزی پایدار را انجام دهند، برخی ازآن‌ها در این مورد بسیار کوتاهی می‌کنند، اغلب ممیزی را چند ماه به تعویق می‌اندازند یا حتی درنهایت از آن اجتناب می‌کنند. با چند اقدام ساده، می‌توانید موفقیت برنامه‌ی ممیزی خود را به سطحی عالی ارتقاء دهید.
ما به عنوان ارائه‌دهنده‌ی ممیزی‌های پایداری، همیشه شاهد چنین چیزی هستیم که شرکت‌ها برای زنجیرهی تأمین خود، یک برنامه‌ی مرجع معتبر، قوانین رفتاری و برنامه‌ی ممیزی طراحی می‌کنند، اما درنهایت می‌بینند که این برنامه‌ریزی برای ممیزی‌ها تا ابد طول می‌کشد. برخی از تأمین کنندگان، ظاهراً داشتن ممیزی پایدار را رد می‌کنند، برخی سکوت می‌کنند و امیدوار هستند که درخواست لغو شود و برخی درخواستِ تعویق می‌دهند.
اگر این رفتارها برای شما آشنا به‌نظر می‌رسند، بدین خاطر است که مسأله‌ی مربوط به آن، یعنی «خستگی از ممیزی» مسأله‌ای آشناست. برخلاف همه‌ی ابتکاراتی که در زمینه‌ی استانداردهای رایج تأمین کنندگان وجود دارند، اما فشار ممیزی روی تأمین کنندگان هیچ‌گاه بالاتر از این نبوده است که امروزه شاهد آن هستیم.
چگونه عملکرد بهتری داشته باشیم؟
مسأله‌ی «خستگی از ممیزی» چیزی‌ست که هنگام تنظیم برنامه‌ی مرجع معتبر برای زنجیرهی تأمین خودتان، باید به آن توجه داشته باشید و از آن آگاه باشید. با چند اقدام ساده، می‌توانید اثربخشی برنامه‌ی ممیزی را ارتقاء دهید و فشار روی تأمین کنندگان را کم کنید.
اقدام اول: به استانداردهای موجود در قوانین رفتاری(codes of conduct) تأمین کننده خود مراجعه کنید.
۹۹٪ از تمام قوانین رفتاری تأمین کنندگان، دقیقاً مشابه و یکسان هستند. یعنی نیازی نیست که شما چیز جدیدی کشف کنید و این خیلی خوب است که استانداردهایی مانند Sedex SMETA، SA 8000 و BSCI نیازهای مشخص در قوانین رفتاری شرکت شما را نیز پوشش می‌دهند. پیشنهاد می‌کنیم به‌جای ایجاد یک برنامه‌ی ممیزی سفارشی بر مبنای قوانین رفتاری، به استانداردهای موجود نگاهی بیندازید؛ زیرا آنها سال‌ها بهترین روشهای ممیزی را جمع‌آوری و دسته‌بندی کرده‌اند.
اگر نیازهای خاصی دارید که فراتر از استانداردهای موجود هستند، می‌توانید آن‌را به پروتکل ممیزی اضافه کنید.
اقدام دوم: آنچه که تأمین کنندگان تاکنون به آنها رسیده‌اند مد نظر قرار دهید.
قبل از این‌که از تأمین کنندگان خود بخواهید که ممیزی را انجام دهند، ببینید که در حال حاضر چه چیزهایی دارند چون بعید است که شما اولین مشتری برای درخواست ممیزی پایداری باشید. اگر تامین کننده ای از قبل، گواهی‌نامه‌ی معتبر یا گزارش ممیزی از مرجع ثالث معتبری دارد، ببینید که آیا لازم است که جنبه‌های یکسان را مجدداً ممیزی کنید یا خیر؟ قوانین رفتاری تامین کننده خود را با استانداردهای موجود مقایسه کنید و تنها آن جنبه‌هایی را ممیزی کنید که به خوبی ارزیابی نشده‌اند.
اقدام سوم: رویکردی مبتنی بر ریسک داشته باشید.
به‌جای گسترش دادن یک نیاز ممیزی زنجیرهی تأمین، ریسک و سطح اطمینان لازمه را متعادل کنید. ارائه‌دهندگان متعددی، ابزارهای ارزیابی ریسک را ارائه می‌دهند که به شما کمک می‌کنند تا اولویت‌های ممیزی را تعیین کنید. این ابزارها معمولاً موارد زیر را تشخیص می‌دهند:
- ریسک طبیعی برای مناطق و بخش‌های صنعتی(موقعیت اقتصادی، ساختار دستمزد، جمعیت کارگری و…).
- سطوح ویژه ریسک درمورد تأمین کنندگان فردی؛ به‌عنوان مثال برمبنای یافته‌ها و پرسش‌نامه‌های قبلی ممیزی.
اقدام چهارم: بر بهبود تمرکز کنید.
اگر تأمین کنندگان با داشتن ممیزی پایداری مخالف هستند، ممکن است به این دلیل باشد که آنها نگران عواقب ناشی از نتیجه‌ی بدِ ممیزی هستند. برای از بین بردن این ترس‌ها، پشتیبانی و راهنمایی آنها در آماده سازی قبل از ممیزی و همچنین در ممیزی های پیگیری ( follow up ) پیشنهاد دهید. از رویکرد « قبول یا رد» اجتناب کنید و به تأمین کنندگان کمک کنید تا عملکرد پایداری خود را بهبود بخشند.
اقدام پنجم: به عملکرد خوب با کسب و کار پاداش بدهید.
بسیاری از شرکت‌ها برای زنجیرهی تأمین خود پاداش‌هایی را درنظر گرفته‌اند؛ بردن پاداش به تامین کننده چیزی را می‌دهد که به آن افتخار کند. بااین‌حال، چیزی که بیشتر از پاداش اهمیت دارد، نتیجه‌ی نهایی‌ست؛ اگر تأمین کنندگان با عملکرد پایداری عالی، از سرمایه‌‌‌گذاری روی شما به فروش و سرمایه بیشتری برسند، همین انگیزه برای ادامه‌ی فرایند پیشرفت آنها کافی‌ست.